छपरा निबंधन कार्यालय में अभिलेखों की सुरक्षा में सुधार, तैयार होगा डिजिटल रिकॉर्ड
छपरा: छपरा निबंधन कार्यालय ने अब दस्तावेजों की सुरक्षा और रखरखाव को एक नई दिशा देने के लिए कई महत्वपूर्ण कदम उठाए हैं। न केवल दस्तावेजों की स्कैनिंग और इंडेक्सिंग की प्रक्रिया को तीव्र किया गया है, बल्कि अभिलेखागार में सीसीटीवी निगरानी और सुरक्षा गार्ड की नियुक्ति जैसी व्यवस्थाएं भी लागू की गई हैं। इन सुधारों से न केवल छपरा निबंधन कार्यालय की कार्यप्रणाली में सुधार होगा, बल्कि दस्तावेजों की सुरक्षा को लेकर नागरिकों का विश्वास भी बढ़ेगा।
दस्तावेजों के निबंधन की प्रक्रिया और महत्व
दस्तावेजों के निबंधन की प्रक्रिया भूमि मालिकाना हक और संपत्ति के क्रय-विक्रय में अहम भूमिका निभाती है। प्रत्येक निबंधित दस्तावेज का एक अद्वितीय दस्तावेज संख्या (डीड नंबर) होता है, और यह संख्या एक निश्चित वर्ष में एक ही दस्तावेज के लिए होती है। इससे यह सुनिश्चित होता है कि किसी एक संख्या पर एक ही दस्तावेज की रजिस्ट्री हो सकती है। अगर कोई स्वार्थी तत्व एक ही नंबर के अलग दस्तावेजों की रजिस्ट्री करवाता है, तो इसकी जांच निबंधन कार्यालय के अभिलेखागार से कराई जा सकती है। इस प्रक्रिया के तहत गलत कार्य करने वालों के खिलाफ कड़ी कार्रवाई की जाती है।
हालांकि, निबंधन के समय दस्तावेज़ों के टाइटल या मालिकाना हक की जांच नहीं की जा सकती। यह जिम्मेदारी पक्षकार की होती है, जो निबंधन करवा रहे होते हैं। वे दस्तावेज़ के सत्यता से संतुष्ट होने के बाद ही उसे निबंधित करते हैं। इसीलिए, क्रय-विक्रय के पहले दस्तावेज़ की पूरी जांच करना और इससे संतुष्ट होना आवश्यक होता है।
अभिलेखागार में सुधार: दस्तावेजों की सुरक्षा को लेकर नई पहल
अभिलेखागार में दस्तावेजों के सुरक्षित रख-रखाव के लिए छपरा निबंधन कार्यालय ने 2023 में एक महत्वपूर्ण कदम उठाया। अब अभिलेखागार में बुक स्कैनर की व्यवस्था की गई है, जिससे छायाप्रति के लिए दस्तावेज़ बाहर फोटोकॉपी मशीन पर भेजने की आवश्यकता नहीं होगी। इस स्कैनर के माध्यम से दस्तावेज़ों की स्कैनिंग की जाएगी, जो न केवल सुरक्षित रहेगी, बल्कि भविष्य में इन्हें ढूंढने में भी आसानी होगी।
इसके अलावा, अभिलेखागार के दस्तावेजों की स्कैनिंग और इंडेक्सिंग प्रक्रिया जारी है। इससे हर दस्तावेज़ का डिजिटल रिकॉर्ड तैयार किया जा रहा है, जिसे ऑनलाइन सिस्टम में आसानी से ट्रैक किया जा सकेगा। यह कदम दस्तावेज़ों के रख-रखाव में सुरक्षा को बेहतर बनाएगा और अभिलेखागार से संबंधित किसी भी तरह की अनियमितताओं को शीघ्र ही पकड़ा जा सकेगा।
सुरक्षा व्यवस्था: सीसीटीवी और सुरक्षा गार्ड की तैनाती
अभिलेखागार में सुरक्षा को लेकर छपरा निबंधन कार्यालय ने सिक्योरिटी ऑडिट भी कराया है। इसके तहत कार्यालय के आसपास सीसीटीवी कैमरे लगाए गए हैं, ताकि दस्तावेजों की सुरक्षा को सुनिश्चित किया जा सके। साथ ही, सुरक्षा गार्ड भी तैनात किए गए हैं, जो कार्यालय और अभिलेखागार में दस्तावेजों के संरक्षण की निगरानी करते हैं।
जिल्द की सूची और सत्यापन
अभिलेखागार में दस्तावेजों को बेहतर तरीके से संरक्षित करने के लिए जिल्द की एक सूची तैयार की गई है, और उन्हें क्रमबद्ध तरीके से अभिलेखागार में रखा गया है। यह कदम दस्तावेज़ों की सही स्थिति में रख-रखाव के लिए किया गया है। फिलहाल, शेष जिल्द का सत्यापन भी किया जा रहा है, ताकि सभी दस्तावेज़ों की स्थिति का पूर्ण रूप से आकलन किया जा सके।
नागरिकों के लिए एक नया विश्वास
निबंधन कार्यालय की यह नई पहल छपरा के नागरिकों के लिए एक बड़ी राहत लेकर आई है। अब नागरिकों को यह भरोसा रहेगा कि उनके दस्तावेज़ सुरक्षित हैं और उनका सही तरीके से रख-रखाव किया जा रहा है। इसके अलावा, यदि कोई गलत दस्तावेज़ या धोखाधड़ी का मामला सामने आता है, तो उसके खिलाफ सख्त कार्रवाई की जाएगी।
निबंधन कार्यालय का यह कदम यह भी सुनिश्चित करेगा कि दस्तावेज़ों की जांच और सत्यापन से संबंधित कोई भी गलती भविष्य में न हो। इस प्रकार, छपरा निबंधन कार्यालय ने एक ऐसी व्यवस्था तैयार की है जो न केवल दस्तावेज़ों की सुरक्षा को सुनिश्चित करती है, बल्कि पारदर्शिता और न्यायिक प्रक्रिया में सुधार का मार्ग भी प्रशस्त करती है।
